Gestión de activos de mantenimiento en Notion

Si trabajas en mantenimiento industrial, conoces la cantidad de herramientas que prometen ordenar tus operaciones. Una que me sorprendió fue Notion: no está pensada para mantenimiento, pero su flexibilidad me permitió gestionar las actividades de mantenimiento predictivo de una planta industrial. Aquí te cuento cómo.

El desafío: gestionar cientos de equipos

En mantenimiento industrial, la gestión de activos es la base para que una planta funcione bien. Con muchos equipos en operación hace falta un sistema que permita seguir las tareas, registrar la información relevante y tomar decisiones con datos.

Muchas empresas usan un CMMS (sistema computarizado de gestión de mantenimiento). Pero estos sistemas pueden ser caros y complejos de implementar, sobre todo para empresas pequeñas o en crecimiento.

Mi experiencia en una planta de cemento

En una planta de cemento me encontré con varios problemas: falta de organización, planificación y control, agravados por la rotación constante de gerencias y personal (era una empresa pública). El CMMS que había era limitado y no se registraban bien las tareas ejecutadas. El resultado: trabajos repetidos, información desactualizada y mucho tiempo perdido buscando datos.

La solución: una base de datos en Notion

Para ordenar el trabajo del equipo de mantenimiento, implementé Notion como herramienta de gestión de activos. Creé una base de datos con todos los equipos de la planta y, para cada uno, los trabajos realizados, los repuestos usados, las herramientas necesarias y más.

La flexibilidad de Notion permitió adaptar la base de datos a lo que el equipo realmente necesitaba, con acceso desde cualquier lugar. La colaboración en tiempo real mejoró la comunicación y redujo el trabajo duplicado.

Resultados

Con una base de datos centralizada y al día, redujimos el tiempo de búsqueda de información, evitamos trabajos redundantes y tomamos mejores decisiones.

Notion no reemplaza por completo un CMMS en una empresa grande. Pero por su bajo costo y su facilidad de uso es una herramienta muy valiosa para ingenieros y técnicos de mantenimiento, sobre todo en organizaciones con pocos recursos. Hoy también lo uso en mi trabajo como docente universitario.

Video en YouTubeNotion como CMMS alternativo, paso a paso